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Ya sea como autónomo, como sociedad o con cualquier otra forma jurídica, si realizas una actividad económica estarás obligado a emitir facturas o documentos que justifiquen la prestación de servicios o la venta de productos dentro de tu actividad, y, además, debes recordar que tendrás que conservarlas al menos durante cuatro ejercicios, por si hay una inspección o revisión desde Hacienda.
Hacer una factura en condiciones es bastante sencillo, no necesitaras una calculadora de derivadas para ello.
¿Cómo se hace una factura? ¿Qué debe tener para que sea válida?
Fundamentalmente, una serie de campos que tendremos que asegurarnos que figuran en nuestra factura.
Número de factura
Tendremos que darle un número a cada una de esas facturas. Es muy importante que los números sean correlativos, es decir, que no haya ningún salto entre un número de factura y otro, y que, además, sean consecutivos en fecha.
Fecha de factura
Tenemos que darle una fecha válida a nuestro documento de factura, y esta fecha es el momento en que la factura es expedida, ya sea por la venta de un producto o prestación de un servicio
Denominación completa de ambas partes
En el documento tienen que aparecer nuestros datos y los de la parte contraria.
- Para una sociedad han de aparecer el nombre de la empresa, y su designación (SL,SA…)
- En caso de ser autónomos el nombre completo que aparece en el DNI.
Es vital que ambas partes estén perfectamente identificadas
Los número de identificación fiscal de ambas partes
- Para empresas, hay que añadir el CIF
- En el caso de los autónomos, el DNI
Debemos recoger el domicilio social de las dos partes en nuestra factura.
Una factura debe tener reflejada la dirección completa del lugar físico donde se encuentra ubicada nuestra actividad laboral, y por supuesto, la de la parte contraria.
Descripción de la operación con el producto
En una factura siempre debe aparecer detallado el producto o servicio que estamos prestando a la otra parte.
Un precio unitario
Pueden aparecer unas cantidades y un precio final, eso sí, sin impuestos. A esto se le conoce como la base imponible.
El IVA y las retenciones
- Debemos reflejar en la factura el IVA. Si hay más de un tipo de IVA, será necesario desglosar las bases imponibles por los diferentes tipos de IVA
- Si en nuestra factura tenemos retenciones también han de aparecer, con su porcentaje y cantidad a retener.
El importe total para pagar
Por último, es obligatorio reflejar el importe total, que será la suma de la base imponible e impuestos menos las retenciones.
Ahora que ya conoces los datos que se han de ver reflejados, vamos a ver cómo puedes diseñar una factura. No tienes por qué usar una aplicación o programa especial para diseñarlas. Puedes hacerlo perfectamente en un Word o un Exel.
Si tu empresa es gigante y te ves obligado a realizar una gran cantidad de facturas, puedes usar programas como Sage One, que funcionan muy bien y permiten una automatización del proceso.
A continuación, vas a poder ver un modelo de factura completo y simple, y justo debajo tienes los detalles que has de tener presente cuando la rellenes.
Modelo de factura sencillo
!Detalles a tener muy en cuenta¡
- Un autónomo factura con su nombre y sus apellidos
- Una empresa ha de aparecer con su nombre y su denominación (S.L S.A etc.)
- El CIF se usa para las empresas, y el NIF para autónomos
- El número de factura tiene que ser consecutivo. No puedes haber saltos en la numeración y tiene que haber concordancia.
- La base imponible es el precio del producto o servicio antes de impuestos.
- Hay que señalar el número de unidades o de servicios que hemos prestado y el precio total. Por ejemplo, si Ferretería Paco ha vendido 100 bombillas, con un precio de 1 euros por bombilla, debemos reflejarlo de tal forma que aparezca el total: 1 euro x 100 bombillas = 100 euros de base imponible TOTAL
- En la parte de resumen, hay que totalizar la base imponible. Es importante tener en cuenta que, si tenemos diferentes tipos de IVA, hay que ir totalizando las diferentes bases imponibles.
Si solo trabajamos con el 21% de IVA, que es el más común, todo lo totalizaremos en una base imponible.
- Siempre has de tener presente que el IVA suma (+) y las retenciones restan (-)
Desde Solicitalia esperamos que después de haber leído este artículo, te haya quedado mucho más claro cuáles son los requisitos y aspectos técnicos para poder realizar una factura con la mayor seguridad
