Ventajas al Contratar un Administrador de Fincas

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Administrar toda una red social de vecinos es una labor verdaderamente demandante, ya que pide mucho de la persona que se responsabilice de esto. Esto no hay que tanto por la contrariedad de las trabajos que hay que llevar a cabo sino por la cantidad, diversidad y especialización que necesitan todas esas tareas. De esto viene que existan muchos fundamentos para contratar a un administrador de fincas colegiado. Hablamos de una persona que conoce al dedillo todas esas tareas, sabe desempeñarlas sin inconvenientes y, suponiendo que no fuese de esta forma, sabe a quién recurrir.

Sin embargo, es viable que en una finca chiquita el presidente de la red social de dueños y los vocales logren hacerse cargo. Más allá de todo, esto exigirá una parte importante de su momento de libertad puesto que tendrán entender organizarse, comprender todas las normativas y procesos que logren requerirse y estar al tanto de algún cosa que ocurra en la propiedad. Y cuando mencionamos algún cosa, es algún cosa. Al final de cuenta, en un edificio o región residencial puede pasar de todo y hay que estar más que listo. Por esa razón, salvo que se tenga vivencia previa, siempre se recomienda encargar la administración a un administrador de fincas colegiado.

De esta forma vas a ganar en seguridad y fiabilidad. No obstante, esto es solamente la punta del iceberg. Durante este artículo vamos a investigar en hondura todas virtudes de contratar un administrador de fincas colegiado, ya que no son escasas y te solucionarán varios, varios inconvenientes.

VENTAJAS AL CONTRATAR UN administrador DE fincas

En forma de resumen, los pros de contratar un administrador de fincas colegiado son:

Documentación. Se ocupará de todos los trámites y documentos.
Contabilidad. Va a ser el responsable de administrar la economía y contabilidad de la finca.
Organización. Organizará las juntas y recopilará la información en el acta. Además, va a mantener un criterio propósito para que, dentro de lo viable, todas las partes involucradas salgan ganando.
Previsión. Por medio de su vivencia, preverá probables inconvenientes anticipándose a ellos o tomando las medidas primordiales cuando sucedan.
Mediación. Mediará entre vecinos en caso de conflicto al ser una sección imparcial. Al no conformar parte de la red social, va a valorar las causas de cada bando y va a proteger los intereses en general de toda la red social antes que los particulares.
Asesoramiento legal. Va a ser una fuente de consejos legal para algún incidencia que logre ocurrir en la finca. Esto piensa que va a poder asistir en lo verdaderamente básico, como la aprobación de licencias, hasta en tareas que necesitan más grande esfuerzo, como la administración de impagos. Además, si desarrollas una aceptable relación con el administrador, tendrás la posibilidad de pedirle asistencia en asuntos legales personales que estén relacionados con su sector de conocimiento.
Seguridad. Va a velar por que la red social sea un espacio seguro a nivel estructural, cumpliendo con todas las normativas o pidiendo derramas para solventar inconvenientes que hubiese que agarrar. Además, garantizaría la seguridad económica y legal de la finca, garantizando que todo está en orden y alertando de algún anomalía.
Protección de datos. Al comprender precisamente la Ley, se encargaría de que los datos de cada vecino se contengan siempre privados. Esto, exactamente, se acostumbra ignorar en varios casos. No obstante, una red social de vecinos es un espacio donde cotillear y rumorear está a la orden del día. El administrador de fincas limitaría esto al mínimo al asegurarse de que la información sensible de cada individuo no se filtra.
Comodidad. Al fin y al cabo, todo ello piensa ganar en calma y tranquilidad, ya que la persona responsable sería él, en tanto que los vecinos tienen la posibilidad de despreocuparse.

OBLIGACIONES DEL administrador DE fincas SEGÚN EL ARTÍCULO 20 DE LA LPH

Para que entiendas verdaderamente hasta dónde llegan las trabajos de un profesional de este calibre y las causas por las que siempre se sugiere contratarlo, vamos a investigar todas las tareas que debe hacer el administrador de fincas.

Hablamos de tareas que están registradas en el Artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) anunciado en el BOE.

Velar por el buen régimen de la vivienda, sus instalaciones y servicios y llevar a cabo a estos efectos las oportunas observaciones y apercibimientos a los sucesos.
Preparar con la adecuada antelación y someter a la Junta el plan de costos previsibles, sugiriendo los medios necesarios para llevar a cabo frente a los mismos.
Atender a la conservación y diversión de la vivienda, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando instantánea cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los dueños.
Ejecutar los acuerdos adoptados en temas de proyectos y llevar a cabo los pagos y hacer los cobros que sean procedentes.
Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición de los sucesos la documentación de la red social.
Todas las otras atribuciones que se confieran en la junta.

Como ves, es una especificación muy general. Por eso vamos a desglosar todas ellas para entenderlas mejor. Vas a ver que el nivel de especialización en muchas de ellas es muy alto. Además observaras que el nivel organizativo que necesita administrar una red social de vecinos es altísimo. Hay que estar pendiente de todo y de todos, realizar leyes y normativas, de esta forma como con plazos, asegurar el buen estado de la finca y los abastecimientos, redactar documentos legales, fiscales y de otras naturalezas y enviarlos a quien sea correcto, por ejemplo tareas. Esto piensa que confiar tu red social de vecinos a un administrador es, seguramente, lo destacado que puedes llevar a cabo.

Más allá de todo, observemos en aspecto cada labor para que valores el nivel de implicación de un profesional de comunidades de vecinos:

Realizar las tareas de contabilidad

Una de las funcionalidades más importantes del administrador de fincas radica en llevar a cabo la contabilidad, aplicarla y vigilar que siempre está en orden. Ello piensa que se tienen que tomar en cuenta los próximos trabajos:

Desarrollar el presupuesto anual, o plan de costos previsibles, y vigilar su cumplimiento.
Elaborar las cuentas de cada ejercicio acorde se va construyendo para sostener los costos siempre dentro del presupuesto.
Proponer las medidas primordiales para llevar a cabo frente a los costos, asi sea por medio de el pago de la cuota de la red social, por medio de derrama u consiguiendo el dinero de otro modo aprobado en junta.
Manejar la cuenta bancaria de la red social y responsabilizarse de su acertado uso.
Emitir los recibos de la red social, ya sean facturas, pedidos, impuestos, etc.
Gestionar devoluciones de los recibos suponiendo que sea primordial.
Realizar las transacciones bancarias pertinentes a las partes involucradas en pagos y cobros.
Revisar que los pagos son correctos y, al fin y al cabo, que los números cuadran.
Reclamar las cuotas de la red social en vía ordinaria, judicial y fuera de la justicia (si la Red social le permite para ello) y los pagos de las derramas.
Velar por la ética en lo barato y evadir cualquier clase de estafa que logre perjudicar negativamente a la cuenta de la red social de vecinos.

Convocar las juntas de vecinos y llevar a cabo el acta

Como buen administrador, este va a tener que llevar a cabo la convocatoria de las juntas con el presidente y enviarla a todos los vecinos para que estén alerta de la fecha y de los temas sobre los que se va a hablar.

Además, el administrador de fincas, en su obligación de secretario, tendrá que accionar como fedatario de la red social de vecinos al ayudar a juntas. Oséa, va a poder ofrecer fe de lo acontecido y va a tener la obligación de llevar a cabo un acta de junta que recoja todo lo que se haya acordado en ella. Paralelamente, tendrá que enviar esa acta a todos los vecinos para que estén en igualdad de condiciones en relación a la información que todos deberían comprender.

Después de las juntas, tendrá que realizar los acuerdos que se hayan adoptado a lo largo de la actividad social de vecinos, de esta forma como avisar a todos y todos los dueños de estos acuerdos y sus requerimientos.

Garantizar el buen estado de la finca y sus servicios

En algún finca llega el instante en el que logre ser primordial hacer proyectos, tal es así que el administrador va a tener que encargarse de:

Controlar la estipulación laboral de un director de obra y un coordinador de seguridad, como mínimo, para realizar las reformas o creaciones pertinentes.
Elaborar los contratos de la obra para asegurar que anteponen los intereses de la red social sin perjudicar negativamente a la compañía contratada.
Garantizar la solvencia de la compañía elegida para la obra por medio de un estudio previo para que la obra llegue a término dentro del período y no existan imprevistos graves.
Verificar que se cumplen las obligaciones fiscales y laborales que devengan de las proyectos.

Además, en caso de averías, roturas y semejantes se ocupará de:

Declarar, gestionar y continuar los siniestros frente la empresa aseguradora que tenga contratada la finca. Esto piensa que se ocupará además de todo el envío de documentación que esta exija la propiedad.
En caso de conflicto, gestionará las reclamaciones primordiales.

Finalmente, si hablamos de un aspecto que no cubra el seguro o que no requiera obra, tendrá que encargarse de buscar al técnico preparado para ofrecer satisfacción a la avería o inconveniente.

Gestionar a los empleados de fincas urbanas

Asi sea una finca chiquita o una grande, siempre hay algún empleado en ella que hay que administrar como corresponde. Por esto, aunque el administrador de fincas no va a ser el responsable de buscar ni entrevistar a los candidatos para los puestos de la red social, si va a tener que responsabilizarse de:

Hacer la estipulación laboral, lo que tiene dentro redactar un contrato acorde al convenio de aplicación. De esta forma se impide que el trabajador logre denunciar a la finca por contrato improcedente o abusivo.
Cesar a los trabajadores, asi sea porque su contrato finaliza o por otra causa de despido. Esto piensa hacer un acertado finiquito e indemnización al trabajador que esté totalmente justificado legalmente.
Gestionar las altas y bajas en la seguridad popular.
Gestionar las cotizaciones a la seguridad popular de cada trabajador.
Elaborar las nóminas y asegurar su pago en el período convenido.
Garantizar la prevención de peligros laborales, dejando claro cuáles son los peligros que los empleados tienen la posibilidad de padecer en la red social, comunicando de cómo se tienen que acometer las tareas para que sean seguras en su horario de trabajo.

Organizar inspecciones, revisiones y mantenimientos obligatorios

El administrador de fincas va a tener que velar por que las inspecciones no supongan una sorpresa para la red social. Además, tendrá que pedir las revisiones y los mantenimientos obligatorios para asegurar la integridad la finca. Los elementos que necesitan inspección, revisión y cuidado obligación son:

IEE. Reporte de evaluación del edificio que garantiza el estado de conservación de la propiedad y el nivel de eficacia energética.
Ascensores. Tienen que pasar revisión diaria para garantizar que son fiables y están en condiciones de uso.
Instalaciones contra incendios. Desde salidas de emergencia, detectores, puertas antincendios, hasta extintores. Al fin y al cabo, desarrollar las revisiones periódicas que necesita algún medida que logre impedir o vigilar un fuego.
Instalaciones de baja tensión. Si en la finca hay instalaciones que produzcan energía, como unas placas solares, tendrán ser revisadas con asiduidad para asegurar que son seguras.
Instalaciones térmicas. Tanto calefacción, como aire acondicionado, como calentadores de agua y semejantes tendrán ser revisados para que su estado sea siempre óptimo.
Portones. Va a existir que comprobar algún ingreso para asegurar su uso.
Depósitos de combustible. Tienen la posibilidad de ser de gas, gasoil u otros. Independientemente de su naturaleza, su deterioro piensa un compromiso para la vida que hay que vigilar a rajatabla.

Cumplimentar obligaciones fiscales

Si es viable, se sugiere hacer estas obligaciones por medio de Internet, algo muy habitual en esta jornada. Esto posibilita el trabajo y facilita llevar a cabo rectificaciónes, entrar en contacto con la gestión fácilmente:

Modelo anual 347. Que afirma las operaciones con terceros por pagos a suministradores que superen los 3.005,06 € cada un año. Como su nombre sugiere, hay que enseñar una vez al año.
Modelo trimestral 111 y anual 190. Que declaran las retenciones a cuenta del IRPF derivados de los pagos a empleados y expertos. Esto tiene dentro a algún profesional que se haya contratado puntualmente para una labor, aunque informalmente no se le considere empleado de la finca. Estos se tienen que enseñar al cierre de cada período de tres meses y, complementariamente, una vez al año en su grupo.
Modelo anual 184. Que afirma la atribución de rentas como subvenciones, alquileres, intereses, etc. que logre conseguir la red social de vecinos. Se muestra una vez al año.
Modelo trimestral 303 y anual 390. Que declaran el IVA por arrendar las instalaciones comunitarias, independientemente de la naturaleza del arrendamiento. De la misma manera que el IRPF, el IVA se muestra trimestral y anualmente.
Modelo 036. Que afirma algún alta o modificación de obligaciones censales. Este se muestra solo cuando tengan lugar estas altas o ediciones.

Cumplir la normativa de custodia de datos

Aunque no se sugiere de manera directa en el artículo 20 de la LPH, es obligación de algún persona que gestione información privada realizar la normativa de custodia de datos. Para el administrador de fincas esto supone:

Realizar el registro de las ocupaciones de régimen de datos. Oséa, ofrecer constancia de los instantes en los que se controla información privada y indicar la consideración de la custodia de datos.
Redactar el archivo de seguridad, de esta forma como las cláusulas informativas y contractuales, que determine la custodia de datos para algún elemento que afecte a la intimidad de la red social, como entre otras cosas las cámaras de seguridad, los empleados, etc.
Aplicar las medidas técnicas y organizativas convenientes tal es así que el régimen de los datos sea acorde con los requisitos del presente Reglamento para asegurar la custodia de los derechos de la red social y sus vecinos.

GARANTIZAR LOS SUMINISTROS DEL EDIFICIO

El administrador va a tener que encargarse de que los servicios de la finca no quedan desatendidos o se cortan. Por ese fundamento va a tener que hacer:

Los pedidos que sean necesarios de material, provisiones, productos de limpieza, etc. Aunque este capítulo se puede derivar al profesional responsable de ofrecerle uso, el administrador debe tomar cuenta de esto y administrar tickets, recibos y facturas.
Encargarse del control de consumos, mirando que todo está en orden y no hay costos desmesurados. Esto piensa que tendrá que avisar cuando un consumo es elevado y buscar la causa. Además, de buena fe, puede ofrecer procedimientos para achicar el gasto.
Si fuera primordial, se ocupará de gestionar los cambios de comercializadoras de servicios de cualquier clase.
En el apartado eléctrico, solicitará la capacidad correcta y seleccionará las tarifas que se aprueben en junta.
Gestionará las visitas para la lectura de contadores particulares de casas.
Realizará las pertinentes facturas por los consumos.

Asesorar a la comunidad

Para el acertado desarrollo de las funcionalidades de todas las partes involucradas, el administrador de fincas tendrá que prestar consejos al presidente de la red social y a los vecinos. Esto incluye:

Informar y argumentar algún normativa que se desconozca para que todos actúen a sabiendas de lo que expresa la Ley.
Notificar reparaciones urgentes que se hayan tenido que hacer sin poder comunicar antes al presidente.
Informar al presidente y a los vecinos de sus obligaciones y la legalidad de sus acuerdos en junta.

Como ya comentamos, además tendrá que accionar como depositario de la documentación y demás elementos que reciba la red social. Además, va a ser su compromiso guardar estos elementos a lo largo de su vigencia como administrador de fincas.

¿POR QUÉ CONTRATAR A UN administrador DE fincas COLEGIADO?

Como has podido ver, la lista de tareas y obligaciones es enorme. Por esa razón se sugiere que la persona que vaya a responsabilizarse de todas ellas sea un administrador de fincas colegiado, y no un administrador sin más o un individuo de nuestra red social. Esto te garantizará que hablamos de un profesional listo y acreditado por el Colegio de administradores de fincas de su red social autónoma. Aparte del encabezado, cabe poner énfasis la vivencia, que le permite para confrontar a todos los niveles que logren tener lugar en la red social de vecinos.

Cabe agregar que, además de todas las tareas que desempeña el administrados de fincas, contratarlo además piensa evadir sanciones:

De la Agencia Tributaria. Al existir muchos elementos que comprometen facturas, impuestos, afirmaciones, etc. es simple que una mano no experta olvide algún archivo considerable a enseñar o cometa algún error.
De la Agencia De españa de Custodia de Datos. Otra vez, un individuo no lista para el puesto puede no comprender o utilizar oportunamente la Ley de Custodia de Datos.
Por Inspección de trabajo. Al ser compromiso del administrador colegiado, este se ocupará de que cada contrato y condición de los trabajadores sea justo con la Ley y con el convenio de aplicación. Esto va a impedir algún anomalía que pudiera obligar a una inspección.
De comunidades autónomas y ayuntamientos. Por un uso indebido de la finca si la gestiona alguien que desee aprovecharse de la misma.
De aseguradoras. Que tienen la posibilidad de integrar cláusulas que evitan los pagos argumentándose en la obligación de la finca de realizar normativas, leyes, ordenanzas y reglamentes. Un administrador va a velar por que todas ellas se apliquen, lo que piensa que los seguros no van a tener forma de omitir su compromiso.

RAZONES PARA CONTRATAR A UN administrador DE fincas

Como puedes observar, no te faltan causas para contratar a un administrador de fincas. Más que nada, si está colegiado, ya que ello te va a proporcionar todavía más seguridad y experiencia. Al final de cuenta, una vivienda, finca o urbanización siempre necesita de una mano diligente con la capacidad de administrarlo todo acordemente. Dejarlo en manos que no estén preparadas o poco fiables puede sospechar enormes inconvenientes baratos, habitacionales y de seguridad. Por todas estas causas, no te arriesgues y apuesta por un profesional a la altura del trabajo que pide una red social.